Harcırah bildirgelerini muhasebe memuru mu doldurur?

Soru

İyi günler dilerim.
Çalıştığım kurum bir üniversitedir. Burada muhasebede çalışan ve yolluk yevmiyelere bakan memurum.
Sorum şu olacaktı;
Yolluk yevmiye bildirimlerinin tarafımca mı doldurulması gerekiyor, yoksa kişilerin kendilerinin mi doldurması gerekiyor. Bu konuya bir açıklık getirmem gerekiyor buradaki akademik personele.
Bu konuda sürekli sorunlar yaşıyorum. Kişilere bildirimi doldurmasını bilmiyorlar ise yardımcı olacağımı söylesem de bu bildirim doldurma işinin sanki benim görevimmiş gibi algılanarak şahsım tarafından doldurma zorunluluğunu ortaya çıkartmaları beni ikilemde bırakmaktadır.
Kişiler kendi bildirimlerini belgelendirerek yapmalı mıdır?
Yoksa bu bildirimi onların adına benim mi yapmam gerekiyor? Sonuçta yapılan bildirimde benim hiçbir imzam yoktur. Bildirim sahibinin imzası ve tahakkuk amirinin imzası vardır.
Şimdiden teşekkür eder saygılarımı sunarım.

Cevap

657 sayılı Devlet Memurları Kanunun "Yolluk giderleri ve gündelikleri" başlıklı 177 inci maddesinde "Bu Kanun hükümlerine tabi Devlet memurlarından bir görevin ifası için sürekli veya geçici olarak görev yerinden ayrılanların yol giderleri ve gündelikleri, yolluklar hakkındaki özel kanun hükümlerine göre ödenir.
Sözleşmeli olarak çalıştırılanların yol masrafları ile gündelikleri sözleşmelerindeki şartlara göre ödenir." hükmü yer almaktadır.

Kamu kurum ve kuruluşlarında çalışan memur ve hizmetliler ile aile fertlerine ve aynı kurumlarda fahri olarak çalışanlara ödenecek yol masrafı, yevmiye, aile masrafı ve yer değiştirme masrafının gibi harcırah ödemelerini düzenlemek üzere 10/02/1954 tarihli ve 6245 sayılı Harcırah Kanunu yürürlüğe konulmuş bulunmaktadır.

Harcırah Kanunun "Hilafı hakikat beyanname verenler" başlıklı 60 ıncı maddesinde "Bu kanuna göre tahakkuk edecek, istihkakın miktarını artıracak şekilde-maddi hatalar hariç-hilafı hakikat beyanname verenler hakkında, mensup oldukları kurumların inzibat, memurin, müdürler komisyonları gibi salahiyetli heyet ve makamlarının kararı ile ve işlenen suçun mahiyet ve şümülüne göre rütbe veya sınıf tenzili veya ihraç cezalarından her hangi biri tatbik olunur ve bu gibilerin bu suretle aldıkları fazla harcırah, Devlet özel idare ve belediyelerce Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Kanununa göre ve bu kanuna tabi diğer kurumlarca da umumi hükümlere tevfikan tahsil olunur.
Suçlu hakkında idarece ittihaz olunan inzıbati kararlar cezai takibata mani olmayıp bu gibiler hakkında ayrıca hukuku amme davası ikame ve kanuni takibat icra olunur." hükmü bulunmaktadır.

Ayrıca, 31/12/2005 tarihli ve 26040 3. mükerrer sayılı Resmi Gazetede Merkezî Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği yayımlanarak yürürlüğe girmiş bulunmaktadır. Anılan Yönetmeliğin "Yolluklar" başlıklı 3 üncü bölümünün 22 -27 inci maddelerinde düzenlemeler yapılmış ve bildirim örneklerine yer verilmiştir.

Söz konusu bildirimlerde hak sahibi olan "Bildirim Sahibi" kişinin ve bildirim sahibinin görevi yerine getirmesinden bilgisi olan amir "Birim Yetkilisi" tarafından imzalanacaktır. Ancak toplu yapılan seyahatlerde "Toplu Seyahatler Yolluk Bildirimi" yolluk bildirimi "Mutemet" tarafından düzenlenip imzalanacaktır.

Yukarıda yer verilen hüküm ve açıklamalar uyarınca;
1-Toplu seyahatlerde doldurulacak olan "Toplu Seyahatler Yolluk Bildirimi" yolluk bildirimi "Mutemet" tarafından düzenlenip imzalanacaktır.
2-Toplu seyahatler dışındaki görevlendirmelerde düzenlenecek olan bildirimler hak sahibi tarafından doldurulacak ve imzalanacak olup, birim yetkilisi tarafından onaylanacaktır.
3-Muhasebe yetkilisinin görevlendirme ve seyahat bildirimlerinin doldurması uygun olmadığı gibi doğruda da değildir. Bildirimleri hak sahibi olanların doldurması gerekmektedir.
4-6245 sayılı Harcırah Kanunun mezkur 60 maddesi hükmü uyarınca gerçeğe aykırı bildirimde bulunulması halinde sorumluluk bildirim sahibine aittir.
5- Muhasebe servisi bildirimlerin nasıl doldurulacağını gösterir bir kılavuz hazırlayıp "intranet" ağından yayımlanmasını sağlaması halinde ihtilafların azalmasını temin edeceği değerlendirilmektedir.