Yazılardaki paraf bölümünde, unvan sıralaması nasıl olmalı?

27/9/1984 tarikli ve 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş Ve Görev Esasları Hakkında Kanunun "Hiyerarşik kademeler ve birim unvanları" başlıklı 15 inci maddesinde "Bakanlık merkez, taşra, yurt dışı teşkilatları ile bağlı ve ilgili kuruluşlarının hiyerarşik kademeleri; hizmetin özelliklerinden kaynaklanan farklılıklar dikkate alınmak kaydıyla aşağıdaki şekilde düzenlenir.

a) Bakanlık merkez teşkilatında:
1. Müsteşarlık,
2. Müsteşarlığa bağlı Genel Müdürlük, Kurul Başkanlığı veya Daire Başkanlığı,
3. Genel Müdürlük veya Kurul Başkanlığına bağlı Daire Başkanlığı,
4. Şube Müdürlüğü,
5. İhtiyaca göre kurulacak şeflik.

b) Bağlı kuruluşlarda:
1. Genel Müdürlük,
2. Daire Başkanlığı,
3. Şube Müdürlüğü,
4. Şeflik,
5. Memurluk.

c) İlgili kuruluşlarda özel kanunlarında gösterildiği şekilde düzenlenir.

d) Taşra teşkilatı bölge kuruluşlarında:
1. Bölge Müdürlüğü,
2. Şube Müdürlüğü veya Başmühendislik,
3. Şeflik veya Mühendislik,

e) Taşra teşkilatı il kuruluşlarında:
1. Vali,
2. İl Müdürlüğü,
3. Şube Müdürlüğü,
4. Şeflik,
5. Memurluk.

f) Taşra teşkilatı ilçe kuruluşlarında:
1. Kaymakam,
2. İlçe Müdürlüğü,
3. İhtiyaç bulunan ilçelerde Şube Müdürlüğü,
4. Şeflik,
5. Memurluk.

g) Yurt dışı teşkilatında, kamu kurum ve kuruluşlarının Yurt Dışı Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname esaslarına göre düzenlenir." ifadesi yer almaktadır.

Ayrıca, 18/10/2004 tarihli ve 2004/8125 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan "Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik" 2/12/2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmış bulunmaktadır.

Anılan Yönetmeliğin "Paraf" başlıklı 20 inci maddesinde "Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.
Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır (Örnek: 10)." ve "Koordinasyon" başlıklı 21 inci maddesinde "Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir (Örnek: 11)." denilmektedir.

Devlet memurları yürüttükleri hizmetler ve görevlere göre bağlı olarak veya beraber yürüttükleri işler sebebiyle birlikte imza atabilirler. 3046 sayılı Kanunda belirtilen unvanlar bakımından bir hiyerarşi bulunmamaktadır. Ancak, söz konusu hususun değerlendirilmesinde 657 satılı Kanun genel hükümleri ile bu hükümler uyarınca yürürlüğe konulan ikincil mevzuatın göz önüne alınması gerekmektedir. Bu tür ikincil mevzuat olarak Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği gibi mevzuatların da birlikte değerlendirilmesi gerekmektedir.

Yukarıda yer verilen açıklamalar uyarınca;
1- 3046 sayılı Kanun ile tespit edilen hiyerarşik kadrolarda olan memurlar için mevcut hiyerarşinin esas alınması,
2- 3046 sayılı Kanunda sayılmayan memurlar için ise unvan olarak hizmet sınıfları bakımından daha üst öğrenim ile elde edilen unvanlarda görevli olan personelin imza sıralamasında daha önce yer alması,
3- Öğrenim bakımından seviye aynı olması halinde memurların kıdemlerinin (kazanılmış hak aylık derece ve kademelerinin) dikkate alınmasının,
4- Unvan bakımından eşitli olması halinde kıdeme bakılması,
5- Farklı birimlerde görevli personeli koordinasyonu halinde ise "Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik'in zikredilen hükümleri çerçevesinde koordinasyon açılmasının,
uygun olacağı değerlendirilmektedir